Portafolio de Servicios Archivisticos

SERVICIOS ARCHIVISTICOS

- Tratamiento y gestión archivística
- Gestión de documentación clínica
- Informatización de fondos, gestión de bases de datos y digitalización de documentos
- Destrucción certificada de documentos
- Tratamiento y restauración de documentos
- Transcripciones e informes paleográficos
- Consultoría, formación y soporte técnico
Los archivos son “los conjuntos orgánicos de los documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, publicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa” (Ley de Patrimonio Histórico Español). En ARCHIVALIA S.C.A. seguimos los siguientes pasos en el tratamiento de un archivo:

Organizacion
Para la organización de la documentación nos valemos de un cuadro de clasificación apropiado al organismo en cuestión siguiendo su estructura orgánica y funcional. La ordenación de los expedientes puede ser cronológica, alfabética o numérica según el criterio más apropiado para cada tipo de expediente.

Instalación Una vez organizada, la documentación es colocada en carpetas de ph neutro y cajas normalizadas que certifican su conservación.

Transferencias reguladas Las transferencias de oficinas al Archivo Central, como las de éste al Archivo histórico, están completamente normalizadas siguiendo el procedimiento regulado por la ley de archivos.

Conservación En primer lugar seguimos medidas de carácter preventivo para evitar en mayor medida los procesos degradatorios a los que están sometidos los documentos. Posteriormente dotamos los depósitos con el mobiliario adecuado: estanterías metélicas, planeros etc y medidas de seguridad.

Normalización La descripción archivística ISAD G Para describir el fondo y sus partes aplicamos la norma internacional de descripción archivística; ISAD (G). Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas cuya finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

Informatización Utilizamos un programa informático específico para la documentación, al que el cliente, si lo desea, podrá acceder para cualquier consulta vía internet. Genera varios tipos de inventarios así como índices onomásticos y toponímicos.

Digitalización Aquellos documentos en mal estado de conservación son digitalizados, así como cualquier documentación que el cliente desee tener en soporte informático

Difusión Pretendemos no sólo agilizar la gestión administrativa diaria, sino también difundir el conocimiento de fondos documentales y poner así en valor nuestro patrimonio documental.



                                   PORTAFOLIOS DE SERVICIOS
                                           QUINTA BRIGADA

    

INTRODUCCION

Impartir órdenes y instrucciones a los señores oficiales, suboficiales y civiles, en función  para la organización y administración  y conservación  de los documentos en el archivo de cada Unidad que al respecto se ha efectuado por parte del Comité de Archivo de Ejército.

Verificar el cumplimiento portafolio  en cada unas de las actividades a desarrollar en conformidad a lo establecido en el reglamento de archivo 4-00 y en la Directiva Permanente 0102 “ Organización y Administración de archivos del Ejército Nacional.  

El principal objetivo es, la recuperación de la información que ha sido producida, además de la organización de los archivos que se encuentran en cada una de las dependencias, que como ya es sabido es responsabilidad de cada uno de los funcionarios en los diferentes niveles, buscando además que nuestro sistema de gestión documental sea ejemplo para las demás Unidades adscritas a esta Brigada.        

La responsabilidad individual se mide mediante el cumplimiento de las funciones escritas; para su desarrollo se establecen métodos y procedimientos lógicos, simplificados y estandarizados que deben considerarse en un compendio que la organización oficializará mediante un “PORTAFOLIO DE  SERVICIO ARCHIVISTICO “

CONTENIDO ESTRATEGICO

MISIÓN        

Con fundamento en lo establecido en la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones” y en las normas institucionales de archivo;  asesorar al Comando, Estado Mayor  y Unidades Tácticas de la Quinta Brigada en la organización e implementación de los archivos de gestión de las Dependencias, así como en la organización y depuración de los archivos de años anteriores, para realizar las transferencias primarias de acuerdo con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental.

VISIÓN  

El Comando de la  Quinta Brigada imparte las instrucciones de las actividades a cumplir tendientes a la correcta organización e implementación de los archivos.

Garantizar al personal de administradores de archivo, la continuidad en el cargo para no perder los conocimientos adquiridos, quien deberá ejecutar los procesos archivísticos que su Unidad requiera.

Las revistas y las capacitaciones se realizarán de acuerdo al cronograma  estipulado, en caso de ser modificado se informará al Comandante de la Unidad.

OBJETIVO  GENERAL:   

Recopilar las funciones generales de los integrantes del Estado Mayor de la Unidad, siendo una guía clara para el personal que inicia su desempeño en cada sección  de archivo.

VALORES

Actúan como el conjunto de creencias constituidas en forma colectiva, otorgando estabilidad, especialmente en los diferentes procesos de transformación y de cambio, pero que son ante todo axiomas que acompañan el ejercicio de los principios. Los valores corporativos que sustentan la organización y las actividades que adelantan las  del archivo de  la quinta brigada.

Responsabilidad: Asumir y aceptar las consecuencias de nuestros actos  libres y conscientes del archivo de la quinta brigada

Lealtad: Es la plena manifestación de fidelidad hacia la verdad, proyectada a uno mismo, la familia, la institución y la patria.

Compromiso: Conocer y cumplir con empeño, profesionalismo y sentido de pertenencia  los deberes y obligaciones en el archivo de la quinta brigada.

Valor: Actuar con coraje, arrojo, intrepidez y prudencia en cada situación que sea necesario para defender el bienestar de la Nación.

Honor: Virtud que caracteriza a la persona y que la hace consistente con la esencia de su ser y de los principios que ha prometido defender, respetar y acatar.

Respeto: Tratar a los demás con deferencia y consideración y reconocer su dignidad, creencias, tradiciones, costumbres y derechos.

Servicio: Satisfacer las necesidades de la comunidad en los fines que la Constitución y la ley nos han confiado.

Disciplina: Cumplir con las normas establecidas y reconocer la autoridad.

ALCANCE

Este Portafolio deberá ser conocido y aplicado por los funcionarios de  que conforman el Estado Mayor de la Quinta Brigada, en el desarrollo de los diferentes procesos establecidos para el cumplimiento eficiente de sus funciones del archivo de la Quinta Brigada.

El Presente portafolio será imprescindible en la evaluación del desempeño de los funcionarios.

MARCO LEGAL

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

Articulo No. 1. “Colombia es un Estado Social de Derecho Organizado en forma de República unitaria, descentralizada. Con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalecía del interés general”

Articulo No. 209. Establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todo sus ordenes, tendrá un control interno que ejercerá en los  términos que señale la ley”.

Art. 268. Facultar al Contralor General de la República a conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control interno de las entidades y organismos del Estado.

Art. 269. Las entidades públicas deberán diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

SERVICIOS QUE PRESTA  EL ARCHIVO  DE LA  QUINTA  BRIGADA
                                          

                                   

Externas, Todas aquellas personas que no tienen vinculo con Ejercito Nacional.

Internas, incluye todas las personas que laboran en la diferentes Dependencias del  Ejercito Nacional. Para el desarrollo de esta consulta se “enviará un funcionario a las instalaciones del archivo.

Fuente: Refiere al medio por el cual se recepciona el préstamo del documento.

Personal

Escrita  mediante un de solicitud o oficio dirigido al Jefe de Estado Mayor de la Quinta Brigada

Clase: Esta determinada por los intereses y propósitos de quienes hacen el préstamo del documento.

Administrativa.      

                                                                                                   

Requerimientos Judiciales.

Derechos de Petición.

Historias Laborales

PROCEDIMIENTOS

QUIEN AUTIRIZA  EL  PRESTAMO DE LOS DOCUMENTOS

Quien autoriza el préstamo de la documentación es el Jefe de Estado Mayor (Brigada).

Quien autoriza el préstamo de la documentación es el Ejecutivo (Batallones).

 CUAL ES EL PROCESO EN LAS ENTIDADES MUILITARES PARA EL PRESTAMO DE LA DOCUMENTACION?
 

  

 Primer paso,  el  cliente ya sea externo o interno deberá llevar  el oficio de solicitud de préstamo de documentación a la oficina de registro donde, quien recibe el documento  le pondrá el sello de la entidad, hora fecha y grado y nombre legible, esto con el fin que el documento solicitado se entregue en los tiempos estipulados por la Ley.

Segundo Paso, el funcionario de la oficina de registro luego de recibir el documento lo llevara a la oficina del Jefe de Estado Mayor (Brigada),  Ejecutivo (Batallón), quien luego de analizar el documento de acuerdo a los tiempos estipulados en la TRD lo enviara si es el caso al responsable de archivo de la sección o  al  Administrador  de la bodega central de archivo de la Unidad efectué la búsqueda del documento. 

 QUE  SERVICIO  SE LE PUEDE ENTREGAR AL CLIENTE ?

             

Este tema es muy amplio por lo tanto en este punto se dará alguna pauta, cuando se efectué la solicitud de préstamo de algún documento de la entidad se deberá especificar por  el cliente detalladamente en el oficio para que necesita este documento, que parentesco tiene el cliente con el documento solicitado, si la persona necesita su acta de posesión, su historia clínica, su folio de vida se le entregara, pero si el cliente necesita una orden de operaciones, un Boletín Diario de Inteligencia no se le entregaran, a menos que sea mediante una denuncia y se haga por un ente judicial o de control del Estado; Fiscalía, Procuraduría, Contraloría, Auditoria.

Hay que aclarar que siempre el Administrador de archivo de la Unidad se apoyara en los asesores Jurídicos de la Entidad para que este lo orienten  y de acuerdo a la Constitución y la Ley, Normas vigentes de archivo (Ley 594 del 200, Normas del AGN, y Reglamentos de la Entidad), este sepa cuales documentos son de reserva y cuales no.

CLASE  DE  USUARIO  QUE  SE LES  PRESTA  EL  SERVICIO.

FISCALIA,  Respuesta   ha  todos los  requerimientos  justicia y entes de control

PROCURADURIA, Respuesta   ha  todos los  requerimientos justicia y entes de control

CONTRALORIA, Respuesta   ha  todos los  requerimientos justicia y entes de control

PROGRAMA  DE DIFUNSIONES   Y FASES DE ACTIVIDADES

ASPECTOS INSPECCIONADOS:

Documentos analizados:

Orden del día (nombramiento de administrador de archivo)

Carpeta con la normatividad vigente del área de archivo.

Tablas de retención documental de las dependencias.

Actas de capacitación del personal en organización y manejo de los archivos.

Carpetas A-Z.

Comunicaciones oficiales elaboradas por las dependencias.

Inventarios documentales.

Ley 594/2000- reglamento de archivo 4-00-Directiva permanente 0102.

A.       ORGANIZACIÓN

La unidad no ha realizado capacitaciones de la directiva de archivo 102 del año 2010 por lo tanto para las secciones es difícil cumplir si no cuentan con las capacitaciones y acompañamiento necesario a lo largo del proceso,    lo que nos puede generar sanciones pecuniarias equivalentes a 20 salarios mínimos legales vigentes por parte del A.G.N por el tiempo en que persista la observación, es considerado como falta gravísima  para los funcionarios públicos y si la falta se considera hecho punible (destrucción o daño) es obligación instaurar la respectiva denuncia con el fin de poner retenido al causante a ordenes de la autoridad competente

Ley 594/2000-articulos 15 -26. Directiva permanente 0102.

B.       ARCHIVO DE GESTION

El archivo de gestión de las dependencias a excepción de ayudantía y ejecutivo, no se encuentra organizado, al no estar la documentación debidamente organizada e inventariada lo que puede generar la pérdida de documentación y constituirse en un hecho punible

Ley 594/2000-articulos 15 -26. Directiva permanente 0102.

C.       ARCHIVO CENTRAL

Ninguna de la documentación que se encuentra en la bodega del archivo ha  cumplido con el proceso de transferencia primaria, al no tener la documentación con los inventarios documentales elaborados, debidamente firmados por el administrador de archivo y los responsables quien entregan la documentación esto genera represamiento de documentación sin ningún principio de organización, no se logra tener el control de la misma y nos puede generar investigaciones disciplinarias por parte de la procuraduría en apoyo al cumplimiento de la ley 594 de 2000

Capacitaciones 

Difusiones de boletines

Capacitación: unidades tácticas escritas  a la  Quinta Brigada  y  dependencias  de la  misma unidad 

Organización: organizaciones a la  ley viajante

 Revistas internas: y externas  a todos los jefes de archivo de las unidades tácticas

 Trasferencias: son todas  las  dependencias  y  unidades tácticas  orgánicas a la QUINTA BRIGADA.